Comment organiser un webinaire en BtoB ?

Vous avez déjà certainement imaginé organiser vous aussi votre propre webinaire. Mais de l’idée à l’action il y a de nombreuses étapes à suivre…

Les webinaires offrent une occasion idéale de répondre aux questions de clients potentiels, de créer un engagement et d'acquérir des leads qualifiés. Entre autres, ce type d’évènement permet de mettre en avant votre expertise et construire votre image de marque.

Encore faut-il savoir comment s’organiser pour le mettre en place.

Au sommaire : 

1 - Comment s'organiser pour créer un webinaire en BtoB

2 - Se répartir les tâches dans l'organisation d'un webinaire en BtoB

1 - Comment s'organiser pour créer un webinaire en BtoB

Créer un webinaire en BtoB demande de l’organisation et une préparation minutieuse. Ne prenez pas peur… on vous explique tout 🙂.

• Première étape, commencez par définir le thème que vous souhaitez aborder. C'est la première étape de la planification de votre webinaire. Il est important de choisir un sujet qui répond à une problématique importante pour vos prospects. Regardez vos posts LinkedIn qui ont bien performé ou vos contenus les plus téléchargés pour trouver un sujet d'actualité qui suscitera l'intérêt de votre public cible.

• Ensuite, déterminez qui sera l’expert ou les experts qui animeront votre webinaire. Un évènement coanimé apporte davantage de dynamisme et incite davantage vos cibles à s’inscrire. Il sera moins perçu comme une publicité déguisée si plusieurs personnes le coaniment. Assurez-vous qu'ils soient passionnés par le sujet et à l’aise pour répondre à la problématique choisie pour maximiser la réussite de l'événement.
  
  
• Créez le support à diffuser pendant le live. Pour cela, préparez un support sous PowerPoint qui présente les informations clés sur le sujet de votre webinaire. Assurez-vous que le support soit court et concis, avec un maximum de 30 à 45 minutes pour laisser suffisamment de temps aux questions et aux réponses. Essayez d’imager le plus possible votre discours. Et éviter les pavés de textes !
  
  
• Pensez à assurer la promotion de votre évènement sur LinkedIn en préparant 4 posts : un post à J-15, un post à J-7, un post le jour J et un post à J+1. Les posts doivent être bien rédigés et présenter les informations clés sur le webinaire, la date, les intervenants, etc. Mettez les photos des intervenants en avant pour humaniser l’évènement.
  
  
• Choisissez le bon outil et paramétrez-le. Nous vous recommandons StreamYard si vous diffusez sur plusieurs plateformes (YouTube, Facebook, LinkedIn, Periscope ou Twitch) et si vous souhaitez récupérer le replay de votre évènement. Ou Livestorm pour un live externe qui vous permettra de récupérer les adresses email des participants tout comme le replay de votre webinaire. Et cerise sur le gâteau, tout un tas de statistiques comme la durée de participation ou le taux d’engagement. Le paramétrage est un jeu d’enfant sur ce genre d’outil, alors aucune excuse 🙂!
  
  
• La dernière étape est de créer votre événement sur LinkedIn pour annoncer votre webinaire. Qu’il ait lieu ou non sur la plateforme, pensez bien à créer une page pour promouvoir votre évènement. Assurez-vous que le nom de l'événement, la description, la date, le lien du live et les intervenants soient clairement définis.
  

2 - Se répartir les tâches dans l'organisation d'un webinaire en BtoB

Les étapes décrites précédemment peuvent vous faire peur… et nous pouvons le comprendre ! Néanmoins, rassurez-vous : tout est une question d’organisation et de répartition des actions :

Action n°1 :

• Comptez environ 1 heure pour la définition du thème et des intervenants.
• Cette tâche peut être confiée à une personne terrain qui est au contact de vos clients et prospects et qui est donc la mieux placée pour déterminer LE thème qui les fera s’inscrire à l’évènement.

Action n°2 :

• 3 heures peuvent être allouées à la préparation du support sous PowerPoint.
• Commencez par le fond… puis par la forme. Pour cela, utilisez un modèle existant qui vous permettra de produire un support rapidement. Évitez de faire trop de slides et misez sur les visuels : une image vaut mille mots 🙂.

Action n°3 :

• La gestion de votre page évènement sur LinkedIn et le paramétrage de l’outil sélectionné ne vous prendront pas plus de 2 heures.
• Les plateformes comme StreamYard ou Livestorm sont ludiques et accessibles à tout le monde… même les moins à l’aise techniquement parlant.

Action n°4 :

• La préparation et publication des 4 posts sur LinkedIn, ainsi que de la publication du replay sur YouTube peuvent être faites en 2 heures.
• Nous vous recommandons de les préparer en amont : 3 posts contenant le lien d’inscription, la date, le thème, etc. Et un post pour publier la rediffusion pour ceux qui n’auraient pas eu la chance d’assister à votre super webinaire 🙂!

Action n°5 :

• On arrive au bout ! Une fois votre webinaire réalisé, comptez 2 heures pour la préparation et l’envoi d’une newsletter.
• Cette mission permet de relancer les participants et de rebondir sur un RDV par exemple. Ou de proposer le replay aux non-participants.

Action n°6 :

• En marketing, un seul contenu peut être déclinable à l’infini.
• La rédaction d’un article sur le sujet de votre webinaire peut vous prendre au maximum une demi-journée puisqu’il suffira de réadapter ce qui a été dit à l’oral en un article.

Vous êtes prêt pour votre futur webinaire !

En répartissant les tâches, chacun peut se concentrer sur sa mission et les résultats s'en trouvent améliorés. Cette répartition permet également de déléguer certaines missions pour ne pas surcharger une seule personne. La charge de travail est allégée, et votre webinaire ne pourra être qu’une réussite ! Et si vous ne vous sentez pas d’attaquer cette mission seul, vous pouvez compter sur notre équipe pour vous accompagner dans toutes ces actions. N’hésitez pas à nous contacter !